Gestión de proveedores

Compartir

Lineamientos para radicación y pago de facturas a proveedores

Compartimos aspectos relevantes del proceso estipulado en la Cooperativa para el pago de la factura o cuentas de cobro, derivado de la adquisición de bienes o prestación de servicios, lo cual es fundamental para el cumplimiento de la normatividad aplicable y de alta importancia para cumplir nuestro objeto social:

1. Registro en el RUT: Los proveedores deben contar con el Registro Único Tributario – RUT con las obligaciones tributarias vigentes y con fecha de generación del documento no superior a 90 días. En caso de modificaciones al RUT, el proveedor deberá enviar el documento actualizado a su persona contacto a Confiar.
   
   
2. Plazo de recepción de facturas y cuentas de cobro: El plazo máximo para recepción de facturas o cuentas de cobro por parte de CONFIAR, será el 25 de cada mes.
   
   
3. Requisitos para recepción de facturas y cuentas de cobro:
   1. El correo único registrado ante la DIAN para la recepción de facturas electrónicas o cuentas de cobro es facturas@confiar.coop. En caso de ser enviadas a otras direcciones se darán por no recibidas, por lo tanto, no serán aceptadas ni consideradas para el proceso de pagos.
   2. Para la recepción de las facturas electrónicas se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:
      • El correo SOLO debe contener en un comprimido el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
      • El formato del comprimido debe ser .zip
      • El .zip debe contener únicamente los formatos indicados: el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
      • El comprimido y los archivos NO deben tener claves.
      • No digitar caracteres especiales como */$%&#!ªñÑá en el nombre del archivo.
      • En caso de que el correo contenga información adicional a la solicitada o no cumpla con las especificaciones de la DIAN, no serán recibidas por el buzón.
   3. Todas las facturas deben cumplir con las disposiciones del artículo 617 del Estatuto Tributario
   4. Requisitos que debe cumplir una cuenta de cobro:
      • Estar denominada expresamente como cuenta de cobro.
      • Número de consecutivo de cuenta de cobro.
      • Apellidos y nombres o razón social y NIT del proveedor como se encuentre en el RUT.
      • Expedida a nombre y NIT de Confiar.
      • Fecha de expedición que corresponda al mes de la recepción.
      • Descripción del servicio prestado o compra realizada.
      • Valor total de la operación.
      • Firma.
   5. En la factura o cuenta de cobro se debe especificar el nombre de contacto y agencia o dependencia que solicitó la compra del bien o prestación del servicio.
      
      
4. Solicitud de certificados de Retención: Los certificados de Retención deben ser solicitados al correo confiar@confiar.coop o a través de la Línea Confiable 6044441020, indicando el periodo, tipo de retención y datos del proveedor.
   
   
5. Requisitos para personas naturales que prestan servicios u honorarios:
   1. Certificación de rentas de trabajo para cálculo de retención en la fuente de persona natural: Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en la fuente establecida en el artículo 383 del Estatuto Tributario, es necesario que las personas naturales que prestan servicios de manera personal por conceptos de honorarios y servicios, adjunten el certificado de retención en la fuente para rentas de trabajo, sin importar el monto del servicio prestado. Esta certificación debe ser actualizada anualmente con corte a más tardar el 31 de marzo. 
   2. Planilla y soporte de pago de Seguridad Social de personas naturales con pagos mensuales iguales o superiores a 1 SMMLV: Los proveedores personas naturales que prestan servicios por concepto de honorarios y/o servicios, en el momento que el monto acumulado de las facturas o cuentas de cobro en el mes alcance el salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), deberá adjuntar la copia de la planilla y soporte de pago de la seguridad social correspondiente al periodo de cotización del IBC (Ingreso Base de Cotización) del mes en que se realice el cobro, garantizando que corresponda mínimo al 40% de los pagos facturados en el mes (sin incluir el IVA). El IBC (Ingreso base de cotización) no puede ser menor a 1 SMMLV. El pago de seguridad social debe incluir Salud, Pensión, Fondo de Solidaridad y ARL (según la categoría que aplique). 

Lo anterior sin perjuicio de las prohibiciones para ser proveedor de Confiar, contenidas en los estatutos, el Código de Buen Gobierno, el Manual de Ética y Comportamiento y el Manual de Proveedores, Compras y Contrataciones de la Cooperativa, así como a normatividad SARLAFT aplicable por ley.

Documentos de interés

• Rut Confiar
• Certificado renta de trabajo Persona Natural