LINEAMIENTOS PARA LA RADICACIÓN Y PAGO DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO

Compartimos aspectos relevantes del proceso estipulado en la Cooperativa para el pago de la factura o cuentas de cobro, derivado de la adquisición de bienes o prestación de servicios, lo cual es fundamental para el cumplimiento de la normatividad aplicable y de alta importancia para cumplir nuestro objeto social:

1. Registro en el RUT:

Los proveedores deben contar con el Registro Único Tributario – RUT con las obligaciones tributarias vigentes y con fecha de generación del documento no superior a 90 días.

Es de aclarar que no se requiere la actualización del RUT, es la impresión desde la página de la DIAN con fecha de generación actualizada la cual sale impresa en la parte inferior derecha.

En caso de modificaciones al RUT, el proveedor deberá enviar el documento actualizado a su persona contacto a Confiar.

Con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad y reglamentación tributaria emitida por la DIAN, periódicamente se realizará actualización de los proveedores que registren con fecha de generación del RUT mayor a un año.

2. Plazo de recepción de facturas y cuentas de cobro:

El plazo máximo para recepción de facturas electrónicas notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro por parte de CONFIAR, será el veinticinco (25) de cada mes.

Las facturas o cuentas de cobro que no hayan sido enviadas a más tardar el día veinticinco (25) de cada mes, deberán enviar las facturas con fecha de expedición del mes siguiente.

3. Requisitos para recepción de facturas y cuentas de cobro:

a. El único buzón oficial registrado ante la DIAN para la recepción de facturación electrónica es facturas@confiar.coop, al cual deberán direccionar sus facturas electrónicas, notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro.

En caso de ser enviadas a través de otros canales o a correos diferentes del buzón oficial registrado ante la DIAN se dará por no recibida para el proceso y será rechazada, por lo tanto, no serán aceptadas ni consideradas para el proceso de pagos.

Este buzón es de uso exclusivo para recepción de facturación, favor absténgase de enviar consultas de pagos, solicitud de certificados, anexos o requerimientos de otro tipo.

Así mismo, no deben ser enviadas adicional a correos electrónicos o buzones diferentes al buzón designado. Esto se debe a razones de seguridad, control y cumplimiento de políticas internas.

b. Todas las facturas deben cumplir con las disposiciones del artículo 617 del Estatuto Tributario.

c. Si se encuentra obligado a expedir documento de pago electrónico, el formato valido de facturación electrónica, notas crédito y notas debito deberán ser remitidas directamente por el operador tecnológico únicamente al buzón de recepción de facturación electrónica facturas@confiar.coop, con la normatividad y requisitos técnicos emitidos por la DIAN.

Dentro de los requisitos legales de facturación electrónica es fundamental garantizar la siguiente información para asegurar la validez legal y facilitar la gestión de pagos:

• ü Debe ser emitida a nombre de CONFIAR COOPERATIVA FINANCIERA con su NIT correspondiente, tal como registra en el RUT.
• ü Indicar la forma de pago correcta acordada, y detallar el medio de pago utilizado:
• - Contado: aplica para los casos en que el pago se realiza en el momento en que se lleva a cabo la transacción, también conocido como pago contra factura. El pago se realiza en el momento de la adquisición del bien o servicio.
• - Crédito: acuerdo de pago posterior a la emisión de la factura dentro de un plazo establecido.

El correo enviado al buzón recepción de facturación electrónica debe contener:

• ü El formato del comprimido debe ser .zip
• ü El .zip debe contener únicamente los formatos indicados: el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
• ü El comprimido y los archivos NO deberán estar protegidos.
• ü No digitar caracteres especiales como */$%&#!ªñÑá en el nombre del archivo.
• ü El correo SOLO debe contener en un comprimido el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
• ü En caso de que el correo contenga información adicional a la solicitada o no cumpla con las especificaciones de la DIAN, no serán recibidas por el buzón.
• ü En el caso de requerir enviar anexos o soportes solicitados para efectuar el pago, estos deben enviarse a al contacto de la Cooperativa que solicito el suministro o servicio y NO a los correos de facturación electrónica.

d. Si no se encuentra obligado a expedir documento de pago electrónico, deberá remitirse cuenta de cobro al buzón de recepción de facturación electrónica facturas@confiar.coop, teniendo en cuenta los siguientes requisitos:

• ü Estar denominada expresamente como cuenta de cobro.
• ü Número de consecutivo de cuenta de cobro.
• ü Apellidos y nombres o razón social y NIT del proveedor como se encuentre en el RUT.
• ü Expedida a nombre de CONFIAR COOPERATIVA FINANCIERA con su NIT correspondiente, tal como registra en el RUT.
• ü Fecha de expedición que corresponda al mes de la recepción.
• ü Descripción del servicio prestado o compra realizada. En los casos de prestación de servicios se debe indicar el periodo cobrado.
• ü Valor total de la operación.
• ü Firma.

e. En la representación gráfica PDF de la factura o cuenta de cobro se debe relacionar el nombre de contacto y agencia o dependencia que solicitó la compra del bien o prestación del servicio.

En los casos de prestación de servicios se debe indicar el periodo cobrado.

f. En cumplimiento de la normatividad de Territorialidad para la aplicación de la retención en la fuente del impuesto de industria y comercio (ICA), deberá especificar dentro de la representación gráfica de la factura o cuenta de cobro el municipio donde se perfeccione la compra, se despache el bien o se preste el servicio; en este municipio es en el que se aplica la retención en la fuente por ICA de acuerdo a la normatividad establecida.

En los servicios de transporte se debe especificar en la representación gráfica de la factura o cuenta de cobro la ciudad de origen del servicio y ciudad de destino; para este caso, el municipio desde donde se realizó el despacho es en el que se aplica la retención en la fuente por ICA de acuerdo a la normatividad establecida.

En caso de que una factura corresponda al suministro de un bien o de un servicio en diferentes municipios/agencias y no sea posible especificar los municipios dentro de la factura o cuenta de cobro, se debe enviar al contacto de CONFIAR que solicito el bien o servicio la discriminación por municipio y agencia. De acuerdo a esta información se reportara la información exógena municipal y se aplicara la retención en la fuente por ICA de acuerdo a la normatividad establecida de cada uno de los municipios.

Así mismo, informar si tiene un tratamiento especial para tal fin (Por ejemplo: autorretenedor de Industria y Comercio, tratamiento especial, exención u otro), debidamente soportado.

Se anexa la metodología de aplicación para la Territorialidad del impuesto de industria y comercio y relación de agencias Confiar indicando el municipio al cual pertenecen.

g. Requisitos para personas naturales que prestan servicios u honorarios como Independientes:

ü Certificación de rentas de trabajo para cálculo de retención en la fuente de persona natural: Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en la fuente establecida en el artículo 383 del Estatuto Tributario, es necesario que las personas naturales que prestan servicios de manera personal por conceptos de honorarios y servicios adjunten el certificado de retención en la fuente para rentas de trabajo, sin importar el monto del servicio prestado.

Esta certificación tiene validez hasta el 31 de marzo de cada año, por lo cual debe ser actualizada anualmente.

ü Planilla y soporte de pago de Seguridad Social de personas naturales con pagos mensuales iguales o superiores a 1 SMMLV (Art.108 parágrafo 2 Estatuto Tributario) : Los proveedores personas naturales que prestan servicios por concepto de honorarios y/o servicios, en el momento que el monto acumulado de las facturas o cuentas de cobro en el mes alcance el salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), deberá adjuntar la copia de la planilla y soporte de pago de la seguridad social correspondiente al periodo de cotización del IBC (Ingreso Base de Cotización) del mes en que se realice el cobro, garantizando que corresponda mínimo al 40% de los pagos facturados en el mes (sin incluir el IVA). El IBC (Ingreso base de cotización) no puede ser menor a 1 SMMLV.

El pago de seguridad social debe incluir Salud, Pensión, Fondo de Solidaridad y ARL (según la categoría que aplique).

4. Solicitud de certificados de Retención:

Los certificados de Retención deben ser solicitados al correo confiar@confiar.coop o a través de la Línea Confiable 6044441020, indicando el periodo, tipo de retención y datos del proveedor.

CONFIAR, al ser Agente Retenedor, está en la obligación de practicar retención a título de renta, de IVA y de ICA, esta última dependiendo del municipio donde se realice la transacción y de acuerdo con la normatividad vigente.

Favor tener en cuenta que estos lineamientos de relación comercial también se encuentran publicados en el sitio web https://www.confiar.coop/nuestracooperativa/gestion-proveedores-confiar.

De no cumplir con los anteriores requisitos, la factura o cuenta de cobro quedará sujeta a rechazo por incumplimiento normativo y política interna de compañía y por lo tanto no será considerada para el proceso de pago.

En caso de rechazo el proveedor deberá subsanar la situación, teniendo siempre presente los lineamientos establecidos para el envió las facturas electrónicas, notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro.

Lo anterior sin perjuicio de las prohibiciones para ser proveedor de Confiar, contenidas en los estatutos, el Código de Buen Gobierno, el Manual de Ética y Comportamiento y el Manual de Proveedores, Compras y Contrataciones de la Cooperativa, así como a normatividad SARLAFT aplicable por ley.

Descargue aquí los diferentes formatos:

Rut Confiar                       Certificado RF Persona Natural                 Metodología de aplicación para la territorialidad