LINEAMIENTOS PARA RADICACIÓN Y PAGOS A PROVEEDORES

Compartimos aspectos relevantes del proceso estipulado en la Cooperativa para el pago de la factura o cuentas de cobro, derivado de la adquisición de bienes o prestación de servicios, lo cual es fundamental para el cumplimiento de la normatividad aplicable y de alta importancia para cumplir nuestro objeto social:

1. Registro en el RUT

Los proveedores deben contar con el Registro Único Tributario – RUT con las obligaciones tributarias vigentes y con fecha de generación del documento no superior a 90 días.

Es de aclarar que no se requiere la actualización del RUT, es la impresión desde la página de la DIAN con fecha de generación actualizada la cual sale impresa en la parte inferior derecha.

En caso de modificaciones al RUT, el proveedor deberá enviar el documento actualizado a su persona contacto a Confiar.

Con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad y reglamentación tributaria emitida por la DIAN, periódicamente se realizará actualización de los proveedores que registren con fecha de generación del RUT mayor a un año.

2. Plazo de recepción de facturas y cuentas de cobro

El plazo máximo para recepción de facturas electrónicas notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro por parte de CONFIAR, será el veinticinco (25) de cada mes.

Las facturas o cuentas de cobro que no hayan sido enviadas a más tardar el día veinticinco (25) de cada mes, deberán enviar las facturas con fecha de expedición del mes siguiente.

3. Requisitos para recepción de facturas y cuentas de cobro

a. Buzón oficial y políticas de envío

El único buzón oficial registrado ante la DIAN para la recepción de facturación electrónica es facturas@confiar.coop, al cual deberán direccionar sus facturas electrónicas, notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro.

En caso de ser enviadas a través de otros canales o a correos diferentes del buzón oficial registrado ante la DIAN se dará por no recibida para el proceso y será rechazada, por lo tanto, no serán aceptadas ni consideradas para el proceso de pagos. Este buzón es de uso exclusivo para recepción de facturación, favor absténgase de enviar consultas de pagos, solicitud de certificados, anexos o requerimientos de otro tipo. Así mismo, no deben ser enviadas adicional a correos electrónicos o buzones diferentes al buzón designado. Esto se debe a razones de seguridad, control y cumplimiento de políticas internas.

b. Cumplimiento normativo

Todas las facturas deben cumplir con las disposiciones del artículo 617 del Estatuto Tributario.

c. Requisitos para facturación electrónica

Si se encuentra obligado a expedir documento de pago electrónico, el formato válido deberá ser remitido directamente por el operador tecnológico únicamente al buzón facturas@confiar.coop.

Dentro de los requisitos legales, es indispensable indicar la forma de pago correcta acordada y detallar el medio de pago utilizado:

• Contado: aplica para los casos en que el pago se realiza en el momento en que se lleva a cabo la transacción.
• Crédito: acuerdo de pago posterior a la emisión de la factura dentro de un plazo establecido.

El correo debe contener:

• El formato del comprimido debe ser .zip.
• El .zip debe contener únicamente los formatos indicados: el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
• El comprimido y los archivos NO deberán estar protegidos.
• No digitar caracteres especiales como */$%&#!ªñÑá en el nombre del archivo.
• El correo SOLO debe contener en un comprimido el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.

En caso de que el correo contenga información adicional a la solicitada o no cumpla con las especificaciones de la DIAN, no serán recibidas por el buzón. Los anexos o soportes deben enviarse al contacto de la Cooperativa, NO a los correos de facturación.

d. Requisitos para no obligados a facturar electrónicamente

Deberá remitirse cuenta de cobro en formato PDF al buzón facturas@confiar.coop, con los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como cuenta de cobro.
• Número de consecutivo de cuenta de cobro.
• Apellidos y nombres o razón social y NIT del proveedor como se encuentre en el RUT.
• Expedida a nombre y NIT de Confiar.
• Fecha de expedición que corresponda al mes de la recepción.
• Descripción del servicio prestado o compra realizada (indicando periodo cobrado si aplica).
• Valor total de la operación.
• Firma.

e. Información de contacto y periodo

En la representación gráfica PDF de la factura o cuenta de cobro se debe relacionar el nombre de contacto y agencia o dependencia que solicitó la compra o servicio. En servicios, indicar el periodo cobrado.

f. Territorialidad del Impuesto de Industria y Comercio (ICA)

Deberá emitir de manera independiente una factura o cuenta de cobro por cada ciudad o municipio donde se perfeccione la compra, se despache el bien o se preste el servicio, especificando el municipio. Para servicios de transporte, una factura por ciudad o municipio de origen.

Informar si tiene un tratamiento especial para tal fin (Ej: autorretenedor de ICA), debidamente soportado.

g. Requisitos para personas naturales (independientes)

• Certificación de rentas de trabajo: Adjuntar el certificado para la aplicación de la tabla de retención del artículo 383 del E.T. Esta certificación tiene validez hasta el 31 de marzo de cada año y debe ser actualizada anualmente.
• Planilla y soporte de pago de Seguridad Social: Cuando el monto acumulado en el mes alcance el SMMLV, deberán adjuntar copia de la planilla y soporte de pago de seguridad social del mes cobrado. El IBC debe corresponder mínimo al 40% de los pagos facturados en el mes (sin IVA) y no puede ser inferior a 1 SMMLV.

4. Solicitud de certificados de Retención

Los certificados de Retención deben ser solicitados al correo confiar@confiar.coop o a través de la Línea Confiable 6044441020, indicando el periodo, tipo de retención y datos del proveedor.

CONFIAR, como Agente Retenedor, practica retenciones de Renta, IVA e ICA según la normatividad vigente.